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Outra reunião?

Sem dúvida alguma a reunião é uma ferramenta de extrema importância para o desempenho organizacional. Nelas, podemos obter benefícios como:

  • Alinhamento de informações;

  • Redução de ruídos (informações erradas e distorcidas geradas pela famosa “rádio peão”);

  • Melhora a sensação de pertencimento das pessoas junto ao negócio;

  • Geração de boas ideias a partir das discussões empreendidas;

Porém, como a diferença entre o remédio e o veneno está na dose, as reuniões excessivas ou “eternas”, ao invés de servirem para o bem do negócio, podem gerar graves problemas para à empresa. Assim, se você deseja aprender a trabalhar bem com as reuniões, preparei algumas dicas para que você possa tirar o máximo de proveito dessa excelente ferramenta, mas que, por falta de um melhor conhecimento, acabam caindo na rotina e sendo execrada pelos líderes.

Sendo bem analítico, uma reunião deve possuir 03 momentos:

  1. Contextualização do objeto (Porque estamos aqui? Quais a informações iniciais?);

  2. Discussão objetiva dos fatos e dados (Debate a partir de informações);

  3. Proposição e avaliação das decisões (ações com data, responsável, orçamento, metas, etc);

Assim, uma reunião não precisaria durar mais que 01 (uma) hora se algumas regras fossem respeitadas, tais como:

  1. O(s) objetivo(s) deve(m) ser divulgado(s) com antecedência para que os participantes possam se preparar para a reunião;

  2. Os convocados devem ser pessoas que realmente tenham o poder de decisão ou intervenção sobre o(s) assunto(s) em questão;

  3. A reunião deve ter no máximo 02 ou 03 objetivos e que sejam relacionados entre si. Objetivos diferentes e sem relação de um com outro, devem ser abordados em reuniões diferentes. Reuniões com objetivos muito diferentes virarão uma convenção com gente que não deveria estar ali, consumindo tempo e gerando poucas contribuições;

  4. A reunião deve ter um líder que gerencie o tempo e o foco (pauta) da reunião evitando que assuntos atravessados caiam de paraquedas e tomem a maior parte do tempo da reunião;

  5. Por fim, deve ser eleito um secretário que fique responsável por redigir a ata e enviar a todos com suas respectivas obrigações;

Essas são dicas mínimas que devem ser seguidas, pois, do contrário, você acabará marcando uma outra reunião para discutir o assunto que era pra ter sido resolvido na primeira. Ou, ainda, você poderá gerar reuniões intermináveis e que cairão no descrédito gerando baixa participação das pessoas.

 

Boa Semana a todos!